Welke termijnen gelden voor het opmaken, vaststellen en publiceren van de jaarrekening?

De meeste BV’s hanteren een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar. Dat betekent dat de eerste deadline rondom de jaarstukken (de jaarrekening en het jaarverslag) nadert. Uiterlijk 31 mei 2018 moeten de jaarstukken namelijk door het bestuur zijn opgemaakt. In dit artikel worden kort de belangrijkste termijnen uit het jaarrekeningenrecht uiteengezet.

Opmaken

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarstukken. Dit kan tot maximaal vijf maanden na afloop van het boekjaar. Is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan dienen de jaarstukken dus uiterlijk op 31 mei 2018 te zijn opgemaakt. Bij gewichtige redenen kan deze termijn met vijf maanden door de aandeelhoudersvergadering worden verlengd. In dat geval dienen de jaarstukken uiterlijk op 31 oktober 2018 te zijn opgemaakt.

Het opmaken van de jaarstukken houdt in dat het bestuur zorgdraagt voor de jaarcijfers en het jaarverslag. Meestal worden de jaarcijfers opgemaakt door een accountant, in opdracht van het bestuur. De jaarstukken zijn pas definitief opgemaakt na ondertekening door alle bestuurders en -indien aangesteld- de commissarissen. Tekent een bestuurder of commissaris niet mee, dan moet worden toegelicht waarom.

Vaststellen

Nadat de jaarstukken zijn opgemaakt, dienen deze ter inzage te worden gelegd op het (hoofd)kantoor van de BV. De aandeelhoudersvergadering heeft vervolgens twee maanden om de stukken vast te stellen. Bij een normaal boekjaar moeten de jaarstukken derhalve uiterlijk op 31 juli 2018 zijn vastgesteld. Indien de opmaaktermijn is verlengd is de uiterlijke datum voor vaststelling 31 december 2018.

In beginsel moeten de jaarstukken worden vastgesteld tijdens de jaarvergadering. Een uitzondering is mogelijk als alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris van de vennootschap zijn: in dat geval kan (buiten de jaarvergadering) de ondertekening ter opmaak van de jaarstukken ook gelden als vaststelling door de aandeelhoudersvergadering. In dat geval geldt dus niet de vaststellingstermijn van twee maanden.

Publiceren

Nadat de jaarstukken zijn vastgesteld, dienen deze zo snel mogelijk te worden gepubliceerd. De jaarstukken moeten worden gedeponeerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De maximale publicatietermijn bedraagt 8 dagen vanaf de vaststellingsdatum.

Worden de jaarstukken niet (op tijd) vastgesteld, dan moeten deze alsnog direct worden gepubliceerd. Bij de publicatie wordt dan vermeld dat de stukken niet zijn vastgesteld. Vindt vaststelling later alsnog plaats, dan geldt opnieuw een publicatietermijn van 8 dagen. De jaarstukken moeten hoe dan ook binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar zijn gepubliceerd.

Het bovenstaande houdt in dat de uiterlijke publicatiedeadline voor de -al dan niet vastgestelde- jaarstukken bij een normaal boekjaar en de normale opmaaktermijn 8 augustus 2018 is. Indien de opmaaktermijn door de aandeelhouders is verlengd, geldt als publicatiedeadline 31 december 2018.

Bovenstaande termijnen zijn belangrijk, omdat overschrijding van de publicatietermijn kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement. Het niet tijdig deponeren van de jaarstukken levert namelijk het vermoeden van kennelijk onbehoorlijk bestuur op en dat biedt de curator mogelijkheden voor verhaal van boedeltekorten.

Bent u bestuurder van een BV? Zorg dan dat de jaarstukken op tijd worden opgemaakt en neem te allen tijde de juiste publicatietermijn(en) in acht. Mocht u nog geen accountant hebben ingeschakeld, dan is het verstandig om dat direct te doen. Heeft de vennootschap in het verleden niet aan haar publicatieplicht voldaan en dreigt een faillissement? Sieben Advocaten adviseert u graag gratis en vrijblijvend tijdens een eerste kennismakingsgesprek. Neem contact op met een van onze specialisten voor een afspraak.

©

2018

Sieben Advocaten – Oprecht geïnteresseerd

vennootschapsrecht en ondernemingsrecht | financieel recht | vastgoedrecht |